Från distansarbete till samarbete

Att samarbeta kan vara svårt #

…och många av de problem som uppstår är relaterade till kommunikation och arbetsstruktur. Här är några av de vanliga utmaningar som jag stött på och tror att ni säkert också kan känna igen er i:

• Kommunikationsskav: Otydliga meddelanden, ogenomtänkta arbetssätt och oklara ansvarsfördelningar.
• Mötesöverflöd: Alltför många möten utan tydlig agenda.
• Avbrutet arbetsflöde: Konstant avbrott i arbetsflödet på grund av dåligt organiserade arbetsmetoder.
• Överbelastning av digital kommunikation: Det kan vara svårt att hitta relevant information i en ström av meddelanden, e-post, och bokningar.
• Tidszonsskillnader och brist på feedback: Svårigheter att nå kollegor och få snabb återkoppling.

Men även om det i många fall upplevts mer utmanande att arbeta i distans- eller hybridlösningar så vill jag sticka ut hakan med ett påstående.

Att arbeta på samma plats är inte lösningen #

Att samla alla på samma plats kan kännas som en lösning på problemen vi sett, men likt en värktablett så lindrar det symptomen vi ser men löser inte de underliggande problemen. För att verkligen komma till bukt med våra utmaningar med samarbetet måste vi titta djupare, och vi kan få stor hjälp av det vi lärt oss av gott distansarbete.

Strategier för förbättrat samarbete #

För att övervinna dessa utmaningar kan vi tillämpa några grundläggande strategier:

1. Tydliga spelregler #

• Kommunikationsstrategi: Bestäm när chatt, mejl, möten eller telefonsamtal ska användas. Klargör förväntningar på svarstider och interaktioner.
• Arbetssätt och ansvar: Skapa en teamhandbok som tydliggör arbetsmetoder och ansvar, och håll den uppdaterad.
• Single source of truth: Ha levande dokument som fungerar som en enda källa till korrekt information.

2. Begränsa synkron kommunikation #

• Effektiva möten: Skicka tydliga mötesinbjudningar med möjlighet att kommentera. Använd till exempel IDOARRT (Intention, Desired Outcome, Agenda, Rules, Roles, Timeframe) för att strukturera möten.
• Transparens: Sträva efter öppenhet i arbetssätt, kalendrar och handböcker.

3. Dokumentation som en produkt #

• Relevant dokumentation: Säkerställ att er dokumentation är relevant och strukturerad för sin målgrupp, vare sig det är för teamet, kunder eller andra delar av organisationen.
• Levande dokument: Använd format som enkelt kan uppdateras och integrera uppdatering och hantering av er dokumentation i vardagliga arbetsflöden.

Praktiska tips för bättre samarbete #

För att implementera dessa strategier effektivt, överväg följande:

• Undvik onödiga möten: Boka bara möten i de fall det faktiskt behövs och tacka nej till möten där du inte ser en tydlig poäng i att delta.
• Prioritera arbetsuppgifter: Använd kategorisering i verktyg som Outlook för att hjälpa till med prioritering.
• Uppdaterad Information: Ha tydligt ägarskap av dokumentation och inkludera revision som en del av arbetsflödet.

Slutsats #

Genom att implementera tydliga spelregler, begränsa behovet av synkron kommunikation och behandla dokumentation som en produkt, kan vi övervinna de vanliga utmaningarna med samarbete, inte minst på distans. Distansarbete erbjuder en rad fördelar, såsom ökad flexibilitet, bättre balans mellan arbete och privatliv samt möjligheten att rekrytera talanger från hela världen. Detta kommer inte bara att göra ert samarbete bättre utan även hjälpa er att positionera er för distansarbete i en framtid där det kanske, likt under pandemin, kommer vara nödvändigt!

För de som vill fördjupa sig mer i ämnet, rekommenderar jag att kolla in följande resurser:

• GitLab All Remote Playbook

• GitLab Handbook