OKR - maximera dina resultat och effektivitet

Då var det dags om ett inlägg kring det som kallas OKR - Objective & Key Results.

De senaste åren har jag arbetet med OKR på ett flertal olika sätt. Det finns fördelar men också fallgropar för er som planerar att implementera OKR modellen. För er som använt eller använder er av dem redan så kanske det finns vissa igenkänningsfaktorer här.

Outcome vs Output #

Jag tycker det är en bra start att fundera kring frågorna: "Vad skall vi åstadkomma?" och "Vad ska vi göra?". Det är fullt möjligt att göra massor men i princip inte åstadkomma något. Tvärtom går det, om man är riktigt smart, göra rätt lite men åstadkomma väldigt mycket.

OKRer syftar framförallt att definiera en outcome, dvs vad man vill åstadkomma. Med det sagt behöver man naturligtvis även göra planeringar kring vilket arbete vi behöver göra. Detta inlägg innehåller även information om planering och så kallad kadens.

Men vi börjar med att bryta upp OKR i två delar, med det sagt så sitter de ihop.

Kortfattat

• Objective - Vad vi önskar uppå?
• Key Results - Mätetal som visar vad vi uppnått

Låt oss gräva vidare

Objectives #

Bra definierade objectives bör ha följande attribut:

• Skrivna med enkelt språk som gör dem enkla att förstå och komma ihåg
• Siktar högt och är därmed djärvt skriva
• Relevanta för det område de är skrivna för
• Inga siffror, inga aktiviteter och inga lösningar
• Inte för många

Det ser ju ut som en relativt enkel lista att följa, men min erfarenhet är annorlunda. Ett vanligt problem är att ett objective är skrivet som en aktivitet. Ett annat är onödigt krångligt språk med diverse akronymer som både är svåra att förstå och att komma ihåg. Slutligen blir det lätt väldigt många OKRer som även kan hierarkiskt förhålla sig till varandra på ett mer eller mindre krångligt sätt.

Så håll det enkelt och försök uttrycka vad som skall uppnås och gör det enkelt att komma ihåg!

Aspiration vs Committment #

Ett objective kan vara mer eller mindre utmanande och djärvt. Det kan med andra ord finnas objectives som måste uppfyllas (committed) medan kan finnas andra som siktar väldigt högt (aspirational). I diskussionen kring objectives bör man ha diskussionen var på skalan av aspirational vs committed ett objective är. Ett sätt att göra detta är att använda "Bets" som beskrivs så här av Jurgen Apello och unFIX:

• Safe Bet - We commit ourselv to fully achieve the objective because this is domain we are familiar with
• Small-risk Bet - We aim for full completion, but there is some uncertainty involved as part of what we do is exploration
• Medium-risk Bet - Even though we want it all, realistically, we ackowledge that getting halfway wouldn't be so bad
• Large-risk Bet - This objective is like running a test. Despite some familiarity, almost everything we do is new to us
• Crazy Bet - This objective is like having a start-up idea. Likely, it won't work out but we believe it's worth trying

Key Results
#

När det kommer till Key Results så bör de ha följande attribut:

• Kopplade till ett objective, 3-5 key results per objective är rekommenderat.
• Innehåller både nuvarande värde och ett målvärde
• Lätt att mäta
• Möjligt att påverka inom ett kvartal
• Möjligt att påverka för dem som arbetar med dessa key results.

Den här listan bör se lite svårare ut än listan för objectives. Det finns med andra ord en hel del fallgropar. Några av problemen som kan uppstå är att man hittar ett bra key result. Men att mäta det är svårt eller omöjligt, därtill finns ingen så kallad "baseline". Dvs från värdet man startar. Andra problem kan vara att det är bra key result, men man kan inte påverka det eller att mätetalet går tex bara att mäta varje år som högsta frekvens.

Utöver detta så ska det naturligtvis vara så att när man möter alla målvärden för sina key results så kan man anse att tillhörande objective är uppfyllt. Så visar det sig inte alltid är fallet.

När man kommit förbi de initiala utmaningarna med key results finns det därtill olika typer av key results som man bör beakta.

Key Results: Inputs, Outputs och Outcomes

Det här är den första kategorin av key results typer. För att belysa dessa så låt mig göra ett exempel.

I detta exempel har vi ett objective som lyder:

"Biner säljer bra AI kurser till många verksamhetsanalytiker"

Så vilka key results (mätetal) skall vi koppla till detta objective? Ett par nyckelord att ta fasta på här är "sälja" och "många".

• Ett input key result kan vara: "Ring 100 verksamhetsanalytiker per månad". Detta kategoriseras som ett input key result eftersom vi direkt kontroll och kan påverka hur många vi ringer.
• Ett output key result kan vara: "30 verksamhetsanalytiker ska svara ja till att läsa kursbeskrivningen". Detta har vi inte direkt kontroll över, men vi kan ringa mm och påverka till dess vi nått mätetalet att 30 har läst kursbeskrivningen.
• Ett outcome key result kan vara: "10 verksamhetsanalytiker har anmält sig och betalar för kursen per månad". Detta är vad vi vill åstadkomma och blir därmed ett outcome key result.

Att blanda olika typer av key results kan potentiellt ses som överkurs. Men ju bättre man blir på att skapa dem så bör man fundera i dessa banor som exemplifieras ovan.

Key Results: Leading och lagging indicators #

Ett annat sätt att se på key results är att tänka i banor av det som kallas leading och lagging indicators.

I exemplet ovan har vi ett objective som säger att "Biner säljer bra AI kurser…". Vi vill rimligtvis mäta hur "bra" deltagarna tycker kursen är.

• Så vi sätter upp ett Key Result som säger att "vi vill ha minst kursbetyg 3,3 på en fyrgradig skala". Detta är ett exempel på en lagging indicator som key result eftersom vi får reda på detta efter genomförd kurs.
• En leading indicator skulle kunna vara en ökad sign up på en kurs subscription vi skulle kunna erbjuda. Det skulle indikera att många är intresserade av våra kurser (då de anses vara bra).

Detta är ytterligare ett sätt att bland olika typer av key results för att bättre se ifall man uppfyller sina objectives.

Confidence Level #

I likhet med agila planeringar bör man fundera på hur säker man anser sig vara på att nå de olika mätetalen för Key Result och därmed uppfylla hela OKR. Detta kallas för Confidence Level och man bör minst ha en tregradig skala som kan vara:

• On Track - Vi tror att vi kommer nå detta OKR
• Off-Track - Det finns risker, men vi tror fortfarande att vi når detta OKR
• At-Risk - Det här OKR är det problem med och vi tror inte vi når 80% av mätetalen

Denna bedömning bör man göra kvartalsvis så det är transparent kring hur det går med respektive OKR.

Aktiviteter, initiativ och planering #

Som förhoppningsvis framgår av genomgången av objectives och key result ovan så saknas planering av det faktiska arbetet. Så detta är en del av arbetet med OKRer också. Jag skulle rekommendera att sådan planering sker på kadens, det betyder att planeringen regelbundet återkommer. Vilken kadens beror på omständigheterna men minst en gång per kvartal bör sådan planering utföras.

På en sådan planering behöver man ställa sig frågan. "Vad ska vi göra för att påverka våra key results?" I exemplet med telefonsamtal är det tydligt, men såklart behöver man även planera in när samtalen skall ringas, vem/vilka ringer och vad ska sägas under samtalet etc.

Om vi mätt våra kursutvärderingar och har kursbetyg 2,9 behöver vi fundera på vad vi skall göra får att nå eller närma oss 3,3 som är vårt mål. I detta exempel är det inte lika tydligt vad som kommer höja kursbetyget. Här är det lämpligt att formulera en testbar hypotes. Sådan hypotes kan handla om olika saker. Exempelvis kursmaterialet, kurslokalen, mat, ventilation eller lärare etc

Eftersom ingen organisation har oändlig kapacitet att göra alla saker bör man fundera över "liten aktivitet som tros ha stor effekt" innan man drar igång ett stort initiativ med osäker påverkan.

Demonstration eller mätning #

I ovan nämnda kadens av planering behöver man också tillfällen där man visar upp förändringar av key results. Beroende på hur svårt eller lätt det är att mäta så kan allt från en typ av dashboard till en regelrätt demonstration vara på plats.

Naturligtvis går effekten och påverkan på tidigare periods arbete på key results in som input till nästkommande periods arbete och planering.

Slutsats och sammanfattning #

Rätt använt hjälper OKR modellen att gå ifrån att mäta output till att mäta outcome. Då blir förhoppningsvis effekten av nedlagt arbete i en organisation högre!

För att införa OKR modellen behöver man sammanfattningsvis arbeta med följande:

• Börja med ett fåtal OKRer
• Skriv objectives som är enkla att förstå och lätta att komma ihåg. Bestäm hur aspirational vs committed respektive objective är
• Koppla key results som är lätta att mäta och möjliga att påverka till dessa objectives
• De ska kunna påverkas och mätas på minst kvartalbasis.
• Bedöm även confidence nivå per kvartal.
• Skapa en kadens för arbetet med OKRer.
• När visar ni förändringar i key results?
• När gör ni justeringar i objectives?
• När gör ni planeringen för arbetet som behövs för kommande period i kadensen?
• Var beredd på att göra justeringar, varje period ska innehålla reflektion och lärande. Det ska naturligtvis påverka arbetet framåt.
  
  

Är ni intresserade av att maximera era resultat med OKR-modellen? Vi hjälper er gärna. Kontakta oss för att tillsammans skapa en strategi som tar ert företag till nya höjder!
https://www.biner.se/kontakt/h...