Projektledning i Agil kontext

Modernt produktbolag

Men först, mest som referens, beskriver vi det moderna produktbolaget som arbetar agilt. I denna kontext saknas projekt och projektledare helt. Det är de agila teamen inklusive deras Product Owners som styr utvecklingen av produkten de utvecklas. Till skillnad från projekt, som har en start och ett slut, pågår produktutvecklingen tills vidare utan ett tydligt definierat slut. Här saknas även uppdelningen mellan verksamhet och IT. Med andra ord är dessa team både verksamhet såväl som IT. Är det ett större bolag med större produkter är man även organiserade i värdeströmmar och dessa styrs på ett effektivt sätt via Lean Portfolio Management.   Men alla bolag är ju inte moderna produktbolag och de har en annan organisatorisk setup.  

Organisation -
Uppdelning mellan Verksamhet och IT

Det är mycket vanligt att organisationer har en uppdelning mellan verksamhet, ofta kallad "Business", och IT-avdelningen. Detta kommer sig av att historiskt har IT-avdelningen varit en stödorganisation och även om mjukvara blivit en del av verksamheten så kvarstår den organisatoriska uppdelningen. Det vill säga att IT-avdelningen historiskt hanterat datorer, skrivare och IT-system men även utvecklat olika typer av verksamhetssystem.  Detta resulterar i att verksamheten beställer från IT-avdelningen. Det kan se ut på olika sätt, men att beställa ett projekt är inte ovanligt.

Organisatoriska silos och Värdeströmmar

Många företag är organiserade i funktionella silos.
Exempel på sådana är:

• Hårdvara
• Mjukvara
• Test
• Säkerhet
• Operations
  

 För att skapa värde för en slutanvändare behöver ett projekt få arbete utfört i alla dessa silos. Något som många gånger är utmanande och introducerar friktion och ledtider. En projektledare måste därför hantera dessa olika Stakeholders effektivt för att kunna leverera projektet. En uppgift som ofta är utmanande.  
Andra organisationer har övergett funktionella silos i förmån för värdeströmmar som innehåller kompetens inom alla berörda silos. Detta ger naturligtvis projektledaren ett enklare jobb, men oavsett det är det viktigt att förstå organisationens olika Stakeholders.

Olika typer av agila projekt #

Det finns olika typer av agila projekt, här listar vi några typiska exempel.

Typiskt agilt projekt
När ett agilt projekt beställs så kan det beskrivas på ett generellt sett enligt nedan

 Projektet har oftast tre dimensioner enligt följande:

• Budget - Kostnad för personer, licenser, produkter etc i projektet
• Tidplan - En tidplan för leverans och eventuell roll-out av projektet
• Scope - Funktionella och icke-funktionella krav på vad projektet skall leverera

 I agilt projekt kännetecknas av att av ovanstående tre dimensioner så håller projektledaren budget och tidplan fasta medan scopet är variabelt. Samtidigt låter man olika stakeholders (ofta verksamheten) vara med att prioritera scopet vilket vanligen innebär att den viktigaste funktionaliteten blir implementerad.  

Den agila projektledarens roll blir naturligtvis att styra och kontrollera dessa dimensioner. Att regelbundet demonstrera projektet för dess stakeholders och få regelbunden feedback som i sin tur kan användas för prioritering av scopet är en av de viktigaste arbetsuppgifterna för projektledaren.  

För att hantera scopet på rätt sätt har projektledaren hjälp av en eller flera Business Analysts (Verksamhetsanalytiker) som ofta är den roll som detaljerar scopet och formulerar om scopet till mindre leverabler i form av Features och/eller Stories.

Vattenfallsprojekt med agila inslag

En annan typ av projekt är sådana som genomfört i faser med olika typer av grindar för att ta sig från en fas till en annan. Detta kallas generellt för ett vattenfallsprojekt. Denna modell finns fortfarande kvar i många organisationer.

Generiskt sett har dessa projekt följande faser:

• Krav
• Design
• Implementation
• Test/Verifiering

 Det är inte ovanligt att implementationsfasen är den längsta av dessa faser. Denna fas kan delas upp i kortare iterationer/sprintar likt hur ett agilt team arbetar. Här är målet att arbeta av alla krav i projektet fördelat i en mängd sprintar.

Även om det inte är möjligt att ändra scopet i implementationsfasen tillför ändå det iterativa arbetssättet ett sätt att lära sig och effektivisera arbetsmetoderna och därmed minska risken att hela scopet inte går att leverera inom tidplanen. Att förbättra sitt arbetssätt iterativt bör vara ett naturligt inslag även i ett vattenfallsprojekt.  

Projektledaren använder sig därmed av en del agila principer inom ramen för ett vattenfallsprojekt. Till sin hjälp har projektledaren en eller flera verksamhetsanalytiker men även såklart utvecklare, testare, testledare mm.    

Projekt i en miljö med agila team

En ytterligare typ av projekt är sådana som görs i en organisation som har en mängd agila team som åtminstone delvis arbetar i det som kallas värdeströmmar. Projekten som genomförs är sådana som oftast går tvärs värdeströmmar och således behöver arbete från en mängd olika team runt om i organisationen för att leverera projektets scope.  

I denna miljö blir projektets uppgift att dels att arbeta mycket med sitt scope och göra det tydligt. Utöver det behöver projektet synka dels med andra projekt men kanske framför allt med företrädare för de agila teamen som ska implementera projektets scope. Ett sådant projekt har normalt sett en eller flera Business Analysts (BAs) som arbetar med att detaljera och konkretisera projektets scope. Ofta sker detta genom att skriva Features och/eller Stories som de agila teamen ska implementera.  

Givetvis har även projektet en projektledare som driver projektet mot olika stakeholders och förhandlar med de agila teamen eller representanter för dem  

Notera att en organisation som implementerat Lean Portfolio Management (LPM), läs ARTIKEL kan på så sätt eliminera behovet av att bedriva projekt på detta sätt. Men än så länge är effektiva LPM implementationer relativt ovanliga men har hög potential.

Slutligen #

Agila projekt kommer i flera former, ovan är tre typexempel beskrivna. Du som läsare känner säkert igen dig i minst en av beskrivningarna. Med det sagt fick du förhoppningsvis ökad insikt hur agila projekt kan bedrivas på effektivt sätt.

Här jämförs projektledning i moderna agila organisationer med mer traditionella strukturer. I moderna agila företag finns ingen uppdelning mellan verksamhet och IT, och agila team inklusive Product Owners ansvarar för produktutveckling. Större företag använder värdeströmmar och Lean Portfolio Management. Traditionella organisationer kännetecknas av en uppdelning mellan verksamhet och IT, ofta organiserade i funktionella silos som hårdvara, mjukvara, test, säkerhet och drift.

Projektledning i dessa miljöer varierar: I agila projekt är budget och tidplan fasta, men projektomfattningen är flexibel. I vattenfallsprojekt med agila inslag används agila principer inom en traditionell vattenfallsstruktur.

Biners erbjudande

Biner har duktiga konsulter som är vana projektledare och versamhetsanalytiker som arbetat och kan arbete i alla dessa olika varianter av agila under många år.

Oberoende av om er agila implementation tangerar vad som beskrivs i denna artikel eller om ni gör på annat sätt så finns vi här för att hjälpa er.

Varför inte ta hjälp av mönsterbiblioteket unFIX som vi beskriver i denna artikel för att förbättra arbetssättet?  

Är du intresserad kontakta oss idag eller läs mer om oss här.