Vad exakt gör en projektledare?

Som projektledare på Biner driver du IT-projekt. Dock är förmågan att även driva förändring avgörande för att leverera den affärsnytta som verksamheten efterfrågat som projektets resultat. Låt oss börja med att kika på hur två av de ledande projektledningsmetoderna PMI-PMP och PRINCE2 definierar rollen projektledare:

”Projektledaren är den person som har utsetts att leda projektgruppen för att uppnå projektmålen.” (PMI-PMP)

”Personen som har mandat och ansvar för att leda projektet och leverera de nödvändiga produkterna inom de begränsningar som avtalats med styrgruppen.” (PRINCE2)

Flera projekt samtidigt?

Projektledare behövs för att driva små som stora projekt. Som projektledare kan du ibland ha fullt fokus på ett projekt, men ofta driver du flera projekt samtidigt. Projekten kanske inte är relaterade till varandra, befinner sig i olika faser och involverar olika projektmedlemmar. Detta kan ibland vara utmanande då arbetsbelastningen för dig som projektledare periodvis kan bli hög om mycket händer i flera projekt samtidigt. Framdriften i ett projekt kan då minska på grund av att andra projekt du driver prioriteras högre, och detta är då något du behöver kommunicera till din styrgrupp. Att driva flera projekt samtidigt bidrar till att göra arbetsuppgifterna varierande och blir det stopp i ett projekt har du alltid ett annat att fokusera på. Stora och komplexa projekt kräver dock att du tillåts lägga fullt fokus på det för att lyckas.

När involveras projektledaren?

Hur väl definierat ett projekt är när det startas och projektledaren får sitt uppdrag varierar mycket. Ibland beskrivs ett behov och ett önskemål om att en analys- eller förstudiefas genomförs, ibland är det mycket tydligt vad som ska göras, avgörande beslut såsom teknikval är redan fattade och det kanske liknar projekt som tidigare genomförts. Projektledare har ibland förmånen att vara med från start till slut i ett projekt, men det är mycket vanligt att du som projektledare tar över pågående projekt från en annan projektledare och driver dem vidare och förhoppningsvis får du driva projektet i mål. Oavsett i vilket skede du kommer in i ett projekt så kan det i början kännas överväldigande tills du känner att du har koll på vad som ska levereras och hur arbetet ska struktureras.

Projektteamet

När projektet har startat är det projektledarens uppgift att planera och driva arbetet. Det kan du inte göra ensam utan du måste förstå vilka kompetenser som behövs i projektet, hitta personerna som kan forma projektteamet och säkra att de har tid att vara med i projektet. Min erfarenhet är att det är sällan som personer har möjlighet att delta i ditt projekt till 100%, utan de deltar även i andra projekt och har ofta även en linjeroll med operativt ansvar. Det är därför mycket viktigt att ha en dialog med personen själv och med resursägaren kring projektarbetet. Ofta ändras planerna både i ditt projekt och i de andra aktiviteter personen förväntas utföra. Det är då viktigt att vara lyhörd, hjälpa personen att prioritera och justera dina projektplaner.

Projektmedlemmar vill gärna att du som projektledare ska förstå detaljerna kring det arbete som ska utföras. Du behöver förstå tillräckligt mycket för att upptäcka risker och beroenden, men det är inte du som ska vara expert på den tekniska lösning som tas fram. Du ska snarare ha ett helhetsperspektiv och även vara projektets öron ut och tillse att det som levereras hjälper till att uppfylla verksamhetens behov och strategi i en föränderlig värld.

Projektmodeller

Det är viktigt att ha en grundläggande förståelse för någon av de vanligaste projektledningsmetoderna såsom PMP eller PRINCE2, och kanske en certifiering, om du ska arbeta som projektledare. Det ger en bra grund att stå på och många värdefulla verktyg som du har nytta av i ditt dagliga arbete. De större företag vi arbetar med har dock tagit fram egna projektmodeller, som bygger på någon av de välkända projektledningsmetoderna. Du som projektledare måste därför vara flexibel och anpassa dig till och följa de specifika processer, mallar och behov som finns hos varje kund. Detta för att deras processer kring exempelvis prioritering av behov, budgetar och resurser ska fungera.

Ta hjälp av din styrgrupp

I början av ett projekt görs ett arbete för att definiera projektets scope, budget, tidplan, risker, beroenden, med mera. Du beskriver hur kommunikation med styrgrupp och andra intressenter kommer ske. Detta granskas oftast av din kund och du presenterar planen för din styrgrupp innan beslut fattas att du får driva projektet vidare. Styrgruppen består av din projektsponsor och utvalda personer, ofta chefer, som representerar olika delar av verksamheten. Ofta godkänner styrgruppen en projektfas i taget, och du presenterar vid flera tillfällen under ett projekt uppdaterade planer och får nya godkännanden att arbeta vidare.

Det är viktigt att vara transparent och verkligen lyfta de problem, risker och osäkerheter som finns till din sponsor eller till styrgruppen så att de kan fatta korrekta beslut, hjälpa till att lösa problemen och stötta dig som projektledare att leverera ett värdefullt projektresultat. Det är bättre att leverera jobbiga besked tidigt än att behöva hantera kriser i slutet av ett projekt när både tid och pengar redan spenderats. Detta kan ibland leda till att scopet förändras eller att ditt projekt stoppas, men att ha ett helhetsperspektiv och se till att det resultat som levereras hjälper till att uppfylla företagets vision är en viktig uppgift och en förändring eller stopp av ditt projekt ska därför inte ska ses som ett nederlag, utan att en omprioritering har gjorts för att leverera mer affärsnytta.

Att du ger råd och stöttar verksamheten i strategiska beslut är en viktig uppgift för dig som projektledare, då du är bäst insatt i projektdetaljerna. Styrgruppen kan dock ofta se projektet ur ett annat perspektiv och identifiera ytterligare risker. Då de oftast känner sin verksamhet bättre än du gör är det viktigt att även dokumentera och hantera dessa risker på ett strukturerat sätt.

Så vad gör en projektledare på dagarna?

Alla dagar ser olika ut men i huvudsak pratar du med människor, skriver och svarar på meddelanden, leder eller deltar i möten. Du planerar, strukturerar, dokumenterar och presenterar.

Typiska uppgifter som är projektledarens ansvar i alla projekt är att:

• Planera och uppskatta tidsåtgång för olika aktiviteter
• Leda och motivera teamet mot det gemensamma projektmålet
• Följa upp på aktiviteter, tid och budget
• Kommunicera med sponsor, styrgrupp och övriga projektintressenter

• Identifiera och hantera risker
• Ta fram dokumentation, rapportera status och hantera milstenar enligt projektmodellen

Det är såklart självklart att du som projektledare uppfyller de formella krav som beskrivs i projektmodellen, men som projektledare gör du så mycket mer. Har du en bred kompetens är det ofta du ges möjlighet att ta på dig även andra roller i ditt projekt. Fördelar är du redan är insatt i projektet, finns tillgänglig när behovet dyker upp och har förmågan, men var försiktig så att du inte tar på dig för mycket projektarbete utan fortsatt har tillräckligt med tid att leda projektet och stötta projektteamet. Exempel på andra roller som projektledare ofta har är:

Business Analyst
Läs gärna artikeln Vad exakt gör en Business Analyst

Scrum Master
Det blir allt vanligare att realiseringsfasen i projekt genomförs iterativt enligt ett agilt arbetssätt. Läs gärna artikeln Vad exakt gör en Scrum Master?

Testledare
Det är vanligt, framförallt i mindre projekt, att en separat testledare inte utses utan att projektledaren planerar och koordinerar testerna

Inköpare
Stora organisationer har oftast inköpsavdelningar som stöttar i upphandlingar, men även där behöver du som projektledare ofta driva på och vara involverad.

Uppgifter som typiskt sett ingår i projektledarrollen men som kan ta betydligt mer tid än du förväntar dig är till exempel att:

• Hantera politik och intressekonflikter
• Att försöka få ihop rätt personer till rätt möten
• Kommunicera, inte bara med styrgrupp och projektgrupp, utan även med slutanvändare, Service Desk, chefer, säkerhetsansvariga, inköpare, och så vidare

Det är kanske en floskel att kalla projektledaren för ”spindeln i nätet”, men det är en bra beskrivning av rollen. Då det ligger i ditt intresse att få framdrift i alla delar av projektet ska du inte tveka att rycka in där det behövs om du känner att du har tillräckligt med kompetens att göra arbetet och ingen annan finns tillgänglig. Som tidigare nämnts är projektmedlemmarna sällan helt dedikerade till projektet och kan behöva prioritera andra uppgifter. Projektledare har ofta en bred kompetens och kan därför ofta utföra andra uppgifter än det som förväntas av en projektledare. Exempel på uppgifter som du skulle kunna ta dig an är:

• Påbörja och strukturera upp ett tekniskt dokument och sedan låta experterna fylla i de delar du inte behärskar
  

• Att analysera data
• Skriva användarhandledningar
• Agera Service Desk för det som levereras av projektet
• Utföra tester

Hur mycket tid går åt till att leda ett projekt?

Att uppskatta hur mycket tid du som projektledare behöver lägga på projektet är svårt och kan inte göras på uppgiftsnivå. Beroende på komplexitet och storlek på projektet är det vanligt att uppskatta hur många dagar per vecka som krävs och sedan räkna ut antal timmar utifrån hur länge projektet förväntas pågå. Det är också vanligt att övriga delar estimeras först och att projektledartiden sedan beräknas som en procentandel av den totala projektbudgeten.

Förbättra processer och arbetssätt

Som erfaren projektledare är det även vanligt och viktigt att samarbeta med andra projektledare inom organisationen för att för att förbättra processer och arbetssätt. Man bör även ta hjälp av varandra om man ställs inför uppgifter man inte tidigare arbetat med eller känner att man kan göra bättre. Min erfarenhet är att projektledare gärna hjälper varandra, ger tips, delar med sig av mallar och strategier för att hantera knepiga situationer.

Vad är en lämplig ledarstil?

Den traditionella synen på projektledare som auktoritära ledare håller på att förändras och idag uppskattas projektledare med mer moderna ledaregenskaper med fokus på att stötta och coacha snarare än att detaljstyra. Tjänande ledarskap (Servant Leadership) är termen som beskriver denna ledarskapsstil som framförallt ses som en framgångsfaktor för att lyckas med ett mer agilt arbetssätt, men som även är lämplig inom projektarbete. Som projektledare kan du ibland behöva fatta beslut eller sätta tydliga deadlines, men det är viktigt att göra projektdeltagarna delaktiga och att motivera och coacha dem.

Vad utmärker den tjänande ledarskapsstilen?

Här kan du läsa mer om Servant Leadership: Servant Leadership – Nyckeln till framgångsrikt agilt ledarskap.

Min ledarstil som projektledare

Nedan har jag identifierat ett antal egenskaper som jag upptäckt uppskattas hos mig som projektledare: